В этой записи я хочу поделиться тем, что общего в поиске нужного носка после стирки и документа в архиве.   И прежде чем мы погрузимся в основы организиции порядка, вместо навевающих тоску слов и понятий, я приглашаю вас подумать про синонимы из жизни: 

 

  • — арранжировку для музыканта
  • — композицию рисунка для художника
  • — план для писателя

 

Всякое дело связано с порядком; физическая организация материалов в архивной коллекции — это то как и где они артефакты хранятся.

 

Ещё бывает интеллектуальная организация материалов. В ней устанавливаются информационные отношения между записями, или документами. Чьи письма мы найдем в папке номер двадцать два? Кем приходится человек М. человеку Н.? Логично наметить связи между документами до того, как физически перемещать упорядочивать их.

 

А физический порядок опирается на физические парамеметры коллекции: её размеры, форму, тип и особые потребности хранения  независимо от информации, представленной в них. 

 

Для нормальной работы и планомерной оцифровки очень важно заблаговременно упорядочить коллекцию, над которой вы трудитесь. 

 

Физическая организация коллекции отличается от её интеллектуального устройства, хотя они часто подражают или вторят друг другу. Иногда, однако, это невозможно. 

 

Такое случается в коллекциях со специальными форматами, такими как фотографии и аудио/визуальные материалы, или негабаритные материалы. В подобных случаях, артефакты, которые выбиваются из общего числа, будут хранится отдельно, иногда даже вне пределов архива (например, когда  не получается контролировать климат внутри вашего помещения, а среди материалов — плёнки). 

Ящики

А почему по-вашему в объявлениях о работе, у потенциального соискателя уточняют про способность поднимать тяжести? На деле мне никогда не приходилось поднимать тяжёлое, а вот погружаться в содержимое (в респираторе!) — да.

 

Ящик или коробку нужно реорганизовать опираясь на их содержимое и установленные раньше связи.

 

Другими словами, фотографии к фотографиям, письма к письмам, размер к размеру. То чего никогда не происходит в моём одёжном шкафу. В конце реорганизации вам будет легче понять, какие серии и подсерии нуждаются в особом уходе и хранении.

 

Папки, тома и другие материалы

Как правило, папки располагают в алфавитном порядке по названию или хронологически, по дате создания, но иногда может быть сложнее. Хотя папкам будет присваивают физическое месторасположение (прямо как на гугл-карте, только внутри хранилища), внутри папки такой порядок не соблюдается не всегда. Если вы хмыкнули, значит не представляете масштабов работы учреждений с разными коллекциями. Семейный архив вашего современника, в этом смысле всё-таки проще.  

 

Смотря где, конечно. Недавно во время ланча я общалась с архитектором, родители которого эммигрировали в Соединённые Штаты Америки из Китая. Человек о котором, я пишу, исследовал свою семейную историю и обратился за советом: как хранить, как передать дальше, что можно создать из полученной информации. Я спросила про объём сведений, а он говорит, что отследил свой род до 1564 года. Вот такой семейный архив.

 

Важное уточнение, содержимое папок не должно объединяться просто так; умышленно объединяя документы по своему вкусу вы создаете подоплеку кривочтениям и интерпретациям, а первоисточники теряют свою силу.

 

Серии и подсерии

Несколько способов организовывать документы в серии и подсерии навскидку:

— по организационной иерархии, 

— по алфавиту, 

— хронологически, 

— в порядке информационной значимости и т.д. 

 

Здесь всегда лучше проконсультироваться с архивариусом.

 

Например, если вам попадается много писем имеет смысл выделить коллекцию  с названием «корреспонденция».  

 

Восстребованные серии в архивном деле:

 

— жанры (по типу материалов)

— темы

— временные отрезки

— корреспонденция

— финансовые документы

— юридические документы

— биографии

 

Теперь про расположение серий внутри помещения. Вот один из вариантов. Сначала юридические документы и корреспонденция, с соблюдениям физического и интелелктуального порядка. Затем располагают негабаритные артефакты с учётом физичческих размеров коробов и папок (чтобы экономить место). Книги, тома, фолианты — в конце. 

 

Совет

Уделяйте время тому, чтобы правильно складывать папки. Правильно означает — документы в них лежат аккуратно. Им не тесно и не слишком много свободного места. Удобно пользоваться вот такой штукой: